기업메일 기업메일 3년 써보니 연간 18만원 차이 났다 > FAQ

중소기업 다니면서 기업메일 계정을 세 번 갈아탄 사람으로서 하는 얘기다. 처음엔 무료로 쓰던 걸 그대로 회사 도메인만 붙여 쓰면 되는 줄 알았다. 그런데 3년쯤 굴려보니 연간 비용이 18만 원가량 벌어졌다. 계정 수가 열 명 남짓일 때 이야기니까 사람이 더 많으면 차이는 훨씬 커진다.

가장 크게 갈리는 지점은 스토리지다. 한 계정당 30GB 주는 요금제는 월 6천 원대인데, 2TB짜리는 같은 인원 기준 월 1만 5천 원을 훌쩍 넘는다. 첨부파일을 하루에 몇 개씩 주고받는 회사라면 30GB는 석 달도 못 버틴다. 받은편지함이 꽉 차면 메일이 반송되기 시작하는데, 그때마다 관리자가 개별로 정리해달라고 돌아다니는 게 은근히 스트레스다. 결국 저장공간은 돈으로 사는 게 맞다.

반도체나 전자부품 쪽 거래처와 메일을 주고받다 보면 대용량 첨부가 잦다. 데이터시트나 수십 장짜리 견적서를 주고받는데, 일반 첨부로는 25MB 제한에 걸려서 링크로 돌려야 하는 경우가 많다. 이게 습관이 되면 상대방도 링크만 보내고, 나중에 그 링크가 만료돼서 파일을 못 찾는 일이 생긴다. 거래처 담당자가 바뀌면 과거 메일 스레드에서 파일을 다시 찾아야 하는데, 링크 방식은 여기서 약점이 드러난다.

스팸 필터도 무시할 수 없다. 부품 유통 쪽은 해외 견적 문의가 섞여 들어오는데, 필터가 너무 세면 정작 필요한 문의가 스팸함에 쌓인다. 반대로 느슨하면 하루에 스팸 수십 통이 그대로 들어온다. 나는 이 문제 때문에 두 번째 업체를 옮겼는데, 옮긴 뒤에도 완벽하진 않았다. 결국 규칙 몇 개를 직접 만들어서 걸러내는 게 제일 나았다.

업체를 고를 때 내가 보는 기준은 세 가지다. 첫째, 관리자 콘솔에서 계정을 한 번에 몇 개까지 만들 수 있는지. 둘째, 퇴사자 계정을 백업 후 바로 정지시킬 수 있는지. 셋째, 장애가 났을 때 전화로 사람을 붙일 수 있는지다. 이 세 개가 안 되면 월 몇 천 원 아끼자고 매달 시간을 갈아 넣게 된다. 메일 주소 하나 바꾸는 데도 거래처에 공지 돌리고, 회사메일서명 갱신하고, 각기업메일종 가입 사이트를 메일주소만들기다시 도는 일이 따무료메일라온다. 그래서 처음 고를 때 반나절 정도는 비교해보는 게 낫다.