기업메일 기업메일 3년 써보니 연 240만원 아낀 이유 > FAQ

회사 다니면서 기업메일 때문에 스트레스 받는 사람 많다. 나도 그랬다. 초기 스타트업 때 직원 다섯 명이서 무료 웹메일로 버티다가, 거래처에서 보낸 견적서가 스팸함에 박혀 있는 걸 발견하고 등골이 오싹했던 게 시작이었다. 그때부터 제대로 된 기업메일을 찾아 헤맸다.

처음엔 포털 메일을 그대로 쓸까 싶었다. 근데 도메인이 gmail.com이면 계약서 보낼 때마다 상대방이 고개를 갸웃했다. 신뢰 문제도 있었지만 더 큰 건 보안이었다. 직원이 퇴사할 때마다 메일함에 쌓인 거래처 정보를 어떻게 처리해야 하나 막막했다. 그래서 1인당 월 6천 원짜리 호스팅 메일부터 시작했다. 다섯 명이면 월 3만 원, 1년이면 36만 원. 부담 없는 금액이었다.

문제는 2년 차부터 터졌다. 메일 용량이 꽉 차서 첨부파일이 반송되기 시작했다. 반도체 부품 견적서 하나에 도면이 20MB씩기업메일 붙는 게 예사라,메일주소만들기 1인당 5GB로는회사메일 택도 없었다. 결무료메일국 1인당 30GB짜리 요금제로 갈아탔고, 월 1만 2천 원으로 올랐다. 여기에 스팸 차단과 백업 옵션까지 붙이니 10명 기준 월 15만 원, 연 180만 원이 나갔다. 무료 메일 쓰다가 이 금액 보면 솔직히 손이 떨린다.

작년에 메일 서버를 직접 운영하는 대표님을 만나서 계산기를 두드려봤다. 서버 임대료, 보안 솔루션, 관리 인건비 다 합치면 연 400만 원이 훌쩍 넘었다. 결국 지금 쓰는 관리형 서비스가 연 240만 원으로 제일 저렴했다. 물론 여기엔 함정이 있다. 저가 요금제는 스팸 필터가 허술해서 광고 메일이 하루 30통씩 들어온다. 그거 걸러내는 데 드는 시간을 돈으로 환산하면 오히려 손해다. 그래서 나는 중간 등급을 권한다.

기업메일 고를 때 꼭 확인할 게 있다. 첫째, 첨부파일 최대 용량이 25MB 이상인지. 둘째, 스팸 차단률이 99 이상인지. 셋째, 퇴사자 계정을 즉시 정지할 수 있는 관리자 기능이 있는지. 이 세 개만 충족하면 웬만한 서비스는 다 괜찮다. 가격은 1인당 월 1만 원 안팎이 적당하다고 본다. 더 싸면 뭔가 빠져 있고, 더 비싸면 기능이 남는다. 나는 3년 동안 세 번 갈아타면서 이 기준을 정립했다. 지금은 만족한다. 월 15만 원으로 회사 이미지도 지키고, 거래처 메일 한 통 놓치지 않고 있다.